После возвращения из служебной поездки сотрудник должен подтвердить понесенные расходы и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прикладываются финансовые документы, которые подтверждают затраты во время командировки.
В комплект могут входить:
- билеты на поезд, самолет, автобус и другой транспорт;
- кассовые и товарные чеки;
- документы об оплате питания;
- чеки с автозаправочных станций;
- счета, договоры и акты;
- документы, подтверждающие расходы на проживание.
Все расходы должны быть подтверждены документально и соответствовать требованиям работодателя. Особое значение имеют документы из гостиницы, так как оплата проживания часто составляет значительную часть командировочных расходов.
Какие документы выдает гостиница
После окончания проживания сотруднику необходимо получить документы, подтверждающие оплату номера и дополнительных услуг.
Обычно гостиница предоставляет кассовый чек и счет за проживание. В документах указываются данные организации, сведения о госте, даты заезда и выезда, стоимость номера и итоговая сумма оплаты.
Если объект размещения использует предусмотренные законодательством формы подтверждения расчетов, сотруднику могут быть выданы и другие документы, подтверждающие фактические расходы.
Перед отъездом рекомендуется внимательно проверить правильность фамилии, периода проживания и суммы. Ошибки могут стать причиной дополнительных вопросов со стороны бухгалтерии.
Что делать, если гостиничные документы потеряны
Иногда после возвращения из командировки выясняется, что счет или чек был утерян. В такой ситуации лучше обратиться непосредственно в гостиницу.
Для поиска информации могут потребоваться фамилия гостя, даты проживания, номер бронирования, телефон или электронная почта.
В зависимости от внутреннего порядка гостиница может предоставить копию счета, справку о проживании, подтверждение бронирования или иной документ.
Чтобы избежать сложностей с авансовым отчетом, желательно заранее уточнить у работодателя перечень необходимых документов и сохранять все чеки и подтверждения оплаты до окончательного закрытия командировки.